第一章 总则

第一条 为促进人权研究院国际交流与合作工作的规范化，根据国家法律、法规及学校有关规定，结合研究院实际，制定本办法。

第二条 研究院开展国际合作与交流活动，如筹备国际会议、进行中外合作办学、聘任外国专家以及建立其他形式的合作与交流关系，适用本规定。

第三条 外事工作实行年报计划管理制度。每年10月底前确定第二年计划开展的外事工作计划。未纳入外事工作计划的来访与派出，按程序报请审批。

第四条 外事经费实行专款专用制度，使用项目经费、学科经费以及境外资助经费等费用出国或从事涉外活动，均应先在校国际交流与合作处备案，再到财务处报销有关费用。

第五条 外事接待活动应贯彻厉行勤俭节约、力戒铺张浪费原则，按照简化礼仪、务实节俭、尊重外方人士习惯等要求制定接待方案。

第二章 国际交流与合作协议管理

第六条 国际交流与合作处对学校同国外签订协议实行统一管理。

第七条 研究院与国外院校相应学院（部、处、所）签订院际合作与交流协议，由研究院办公室向校国际交流与合作处提出书面申请，并提交协议文本。国际交流与合作处审核，报分管校领导批准后签署。

第八条 协议应文字通顺、精练，用字准确。协议应包括：双方单位名称、地址、联系方式，签订协议的目的，合作交流的方式，双方的权利与义务以及有效期限等。协议书一般应以中、外文两种文字表述，两种文本具有同等效力。

第九条 研究院办公室代表研究院负责监督协议实施。实施中出现问题，办公室应及时协调处理推动协议的落实。

第三章 国际会议管理

第十条 国际会议指三个或三个以上国家或地区人员参加的会议（不含港澳台地区）。

第十一条 举办国际学术会议，由会议发起人负责对外联系，协商会议主题和相关事项，并根据双方意见和要求，拟定会议计划和经费来源。经院长批准后由研究院办公室向校国际交流与合作处办理审批手续。

第十二条 举办或合作举办国际会议的申请报告应在会议举办前六个月经研究院办公室报国际交流与合作处审查。

国际学术会议申请报告的内容包括：会议主题、时间、规模、必要性和可行性，国外境外参会人员及其简历，会议议程、发言人、发言题目、发言内容、经费来源等。

合作举办国际会议还应提交合作举办国际学术会议的合作协议，明确合作举办会议的资金来源及预算。会议接受境外机构资助的，应提供该机构的背景情况。

第十三条 经审核批准举办的国际学术会议，上级单位批复下达后，举办单位应开始会议的实质性准备工作，并正式通知与会代表。

第十四条 会议召开前七天，会议举办单位应向国际交流与合作处提供会议材料（包括日程、论文和与会人员名单）。如有必要，国际交流与合作处可向会

第十五条 国际会议材料的收集、整理、归档由研究院办公室负责。举办国际学术会议的单位应将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等应归档的材料及时归档，在会议结束后15天内形成书面总结，经院长审核后由研究院办公室归档。

 第四章 出国（境）管理

第十六条 研究院教职工出国（境）管理办法适用《广东工业大学外事工作管理办法》和《广东工业大学教职工中长期公派出国（境）管理办法》。

第五章 涉外项目管理

第十七条 研究院鼓励和支持积极开展对外合作办学项目和其他类型的涉外科研、教学合作。

第十八条 开展涉外合作科研项目，应明确研究资金来源、研究课题内容。涉外项目的业务组织和管理由研究院学术委员会负责。

第十九条 涉外项目的运行必须严格遵守国家、省及学校外事制度和外事纪律，合作协议、项目计划、具体活动情况须向校国际交流与合作处备案。涉外项目成果要严格遵守国家保密规定，不得提供、引用未公开发表或不宜对外公布的统计数据、调查材料、内部资料等。

涉外项目负责人应在每学期末向研究院报送项目进展报告。

第二十条 涉外项目可根据项目需要开展邀请外国专家来访、选派教师出国出境交流、组织涉外学术研讨会、进行社会调研等活动，但应当严格遵守外事程序。

第二十一条 涉外项目违反外事制度和外事程序，造成不良后果的，由项目负责人承担相关法律责任或其他责任。

第六章 学生交流管理

第二十二条 研究院与境外高校开展短期交换、合作培养、暑期文化交流等学生交流项目。

学生交流项目应严格按照教育部有关规定进行，接收与派遣学生交流均应经研究院办公室报校国际交流与合作处备案。

第二十三条 国外留学生、港澳台学生学习管理由研究院办公室负责，生活管理、奖学金申报由校国际教育学院、港澳台事务办公室负责。

第七章 境外资助

第二十四条 境外资助是指接受外国政府、政府间国际组织、境外非政府组织、科研教学机构资助的资金、技术、物资、人员及信息交流等行为。

第二十五条 接受境外资助要符合国家的外交政策，符合学校外事管理规定，平等合作，互惠互利。

第二十六条 申请接受的境外基金资助的，应向研究院提出书面报告，审批之后方可正式对外联系和申请。

第八章 其他事项

第二十七条 研究院的外事接待活动，外事赠品由办公室负责提供。外方赠与研究院的礼品由办公室统一保管、展出，个人不得私自留存。

第二十八条 涉外培训项目应提前由研究院办公室报校国际交流与合作处审批，个人不得私自接收境外人员来校培训。

第九章 附则

第三十条 本办法由研究院办公室负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起施行。2023年10月28日公布的《广东工业大学人权法治研究中心对外交流与合作事项管理办法》同时废止。