第一章 总则

第一条 为加强广东工业大学国家安全与人权研究院（以下简称“研究院”）档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统与安全，规范保密管理流程，防范档案信息泄露与损毁风险，充分发挥档案在科研工作中的支撑作用，根据国家法律法规、学校相关规定，结合研究院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于研究院在各项工作中形成的所有档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等各类载体形式的档案。档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程管理活动，以及相关人员的档案安全与保密职责，均适用本办法。研究院所有在编在岗人员、兼职人员、研究生及参与中心项目的合作人员，均需遵守本办法规定。

第三条 严格遵守国家档案管理与保密工作相关法律法规，落实学校档案管理统一要求，确保档案管理与保密工作全过程合法合规。将档案安全置于首位，建立全流程安全防护体系，落实防火、防盗、防潮、防虫、防磁、防泄密等防护措施，保障档案实体与信息安全。研究院所有档案实行集中统一管理，由指定档案管理人员负责统筹，避免档案分散存放、私自保管或流失。明确档案管理人员、项目负责人、科研人员等相关主体的安全与保密职责，做到权责统一、责任到人。

第二章 档案管理人员及职责

第四条 指定专人担任档案管理员，负责档案的日常收集、整理、归档、保管、利用登记及安全防护工作，定期向学校综合档案室汇报档案管理情况。

第五条 档案管理人员严格执行国家有关档案法规和文件、学校的相关安全保密规定，保守党和国家的秘密。

第六条 研究院档案室是档案保护和存放的重要基地，未经许可，非工作人员不得进入档案室。档案室设专人、专库管理，责任到人、到库，以确保档案的安全。

第七条档案管理利用部门确定专人负责涉密档案的保管和查阅利用工作。复制、传递使用和销毁密级载体时应严格按照学校相关保密制度执行。涉密库房的管理人员应按其接触和知悉秘密的范围，严格控制出入人员。

第三章 档案借阅

第八条研究院人员因工作需要查阅普通档案，需填写《档案查阅登记表》，经档案管理员审核后可查阅；查阅涉密档案，需经研究院主任审批，涉密等级较高的需报学校保密工作部门备案。

第九条校外单位或个人需查阅档案，需持单位介绍信及有效身份证件，说明利用目的，经研究院主任审批同意后，由档案管理员陪同查阅，仅限查阅非涉密或经解密的档案材料。

第十条档案复制、摘抄：需复制、摘抄普通档案的，经档案管理员审核同意；复制、摘抄涉密档案的，需经研究院主任及学校保密工作部门审批，复制件需加盖保密标识，由档案管理员登记备案。

第十一条严禁任何单位或个人未经审批擅自查阅、复制、传播档案内容，严禁将涉密档案带出档案库房或办公区域。

第十二条凡借出的档案要妥善保管，按期归还；不得私自拆卷，不得撕毁、涂改、污损卷内档案。如发现上述问题，借阅单位、借阅人要承担全部责任，并视其损坏程度，报请学校给予行政及相关处理。

第四章 保密设备、管理及销毁

第十三条 设置独立的涉密档案库房，实行专人专管，并按照涉密档案库房的要求配置必要的设备。涉密库房的管理人员必须认真落实人防、物防、技术整体防范措施，按保密制度要求正确使用密码文件柜、涉密计算机等相关设备。

第十四条 凡属密级档案，应严格按密级划分规定整理编目，及时入库。所有密级文件、数据、图纸等必须存放在密码文件柜内。对暂时不能入库的密级档案，必须单独存放，专人管理，严防泄密。

第十五条 涉密计算机要与互联网实行物理隔离，不得上网，计算机内存放的涉密文件必须标明密级。其他上网计算机不得存储涉密信息。

第十六条 档案保管期限届满且无继续保存价值的，可申请销毁；涉密档案需先履行解密手续，未解密的涉密档案严禁销毁。

第十七条 档案销毁需由档案管理员会同项目负责人、研究院主任进行鉴定，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、形成年度、保管期限等信息，报学校综合档案室、保密工作部门审核，经学校分管领导批准后实施。

第五章 保密工作的监督与奖惩

第十八条 研究院定期对档案安全及保密管理工作进行自查，每半年至少开展1次全面检查，及时发现并整改存在的问题，做好检查记录。学校综合档案室、保密工作部门定期对研究院档案管理、保密工作进行专项检查与业务指导，对发现的问题下达整改通知，研究院需限期整改并反馈整改情况。

第十九条 对严格执行保密纪律，维护国家秘密有显著成绩的单位和个人，研究院将给予表彰和奖励。

第二十条 对违反规定，存在泄密隐患的将追究相关人员责任。发生责任事故造成泄密的，及时上报学校保密委员会按照有关规定严肃处理。

第六章 附则

第二十一条本办法由研究院办公室负责解释。

第二十二条本办法自公布之日起施行。2023年10月28日公布的《广东工业大学人权法治研究中心档案安全及保密管理办法》同时废止。